Teczka akt osobowych od A do Z - warsztat na wzorach dokumentów

ORGANIZACJA

godzina: od 09:00 do 15:45

W ramach szkolenia zapewniamy:
•materiały szkoleniowe w formie elektronicznej (plik pdf) – przesłane przed rozpoczęciem szkolenia,
•zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu.

• Szkolenie odbędzie się za pośrednictwem Internetu przy użyciu platformy do zdalnego prowadzenia zajęć ClickMeeting.
• Wymagania techniczne: komputer lub urządzenie mobilne ( telefon, tablet ) z głośnikiem oraz dostęp do Internetu. Dla zapewnienia bezproblemowego przebiegu szkolenia, zalecamy korzystać z najaktualniejszych wersji przeglądarki Chrome, Safari, Firefox, Opera lub Edge.
• Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest dokonanie zgłoszenia i opłata min. 5 dni przed jego rozpoczęciem.
• Opłatę za szkolenia prosimy uiścić przelewem na konto: PKO BP SA I O/M 42 1020 4027 0000 1102 0031 0219

CEL SZKOLENIA

Celem szkolenia jest dostarczenie uczestnikom wiedzy i umiejętności w zakresie poprawnego prowadzenia akt osobowych, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Warsztat uwzględnia komplet zaktualizowanych po zmianach w 2023 r. wzorów dokumentów.

ADRESACI SZKOLENIA

Szkolenie skierowane jest do pracowników działu kadr i płac, specjalistów HR, pracowników działów administracyjno-prawnych, księgowych, kadry zarządzającej oraz osób zainteresowanych usystematyzowaniem  wiedzy z zakresu dokumentacji pracowniczej.

WYKŁADOWCA

Anna Stokłosa LL.M. - radca prawny, dyrektor departamentu kadrowo-płacowego; absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz The Catholic University of America (Waszyngton, USA). Ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Uczestnik międzynarodowych konferencji naukowych. Specjalista w zakresie prawa pracy, zagadnień kadrowych oraz ochrony danych osobowych. Prowadzi własną kancelarię prawną. Posiada bogate doświadczenie praktyczne w kwestiach związanych ze stosowaniem prawa, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach kontrolnych i sądowych. Doświadczony oraz uznany trener.

PROGRAM

Moduł I: Akta osobowe (komplet wzorów dokumentów w wersji edytowalnej)

1. Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej

• jakie dokumenty w części A, B, C, D, E
• numeracja i opis stron
• elektronizacja – krok po kroku
• okres przechowywania dokumentacji
  - kazusy i przykłady
  - wzór informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

2. Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej

• dokumentacja pracownicza: jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą; postać papierowa i postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej; nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia akt osobowych; części akt osobowych;
• przechowywanie dokumentacji pracowniczej: przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika;
• archiwizacja: jakie dokumenty podlegają archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza podlega 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania wynosi 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym;
• niszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb;
• obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór;
• zasady prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej – wymogi, przekształcenie dokumentacji sporządzonej w postaci papierowej w dokumentację w postaci elektronicznej, obowiązkowa informacja dla pracownika o prowadzeniu dokumentacji w postaci elektronicznej, wzór informacji;
• tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny;
• warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji;
• odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej

3. Część A: Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników

• kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem:
  - badań dt prowadzenia samochodu w celach służbowych - zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia
• oryginał, kopia, wzór skierowania na badania profilaktyczne
• dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w
• świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę)
• postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza Polską / zatrudnienie w państwie macierzystym cudzoziemca
• czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
• testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym
• kopia dowodu osobistego w aktach osobowych
• czy można zapytać kandydatkę do pracy o fakt ciąży w przypadku zatrudnienia na stanowisko pracy, gdzie praca kobiety w ciąży jest wzbroniona?

4. Część B: dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

• kwestionariusz osobowy pracownika
• umowa o pracę (szczegółowe omówienie), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy);
• nowa treść umowy o pracę po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
• dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia - wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść
• informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy,
• nowy wzór informacji po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
• oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór zaktualizowaniu po zmianie KP w 2023 r.
• pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym - wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania - wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą)
• dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich z uwzględnieniem zmian po wdrożeniu dyrektywy 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów

- wniosek o urlop macierzyński – termin złożenia, wzór
- wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego - termin, wzór
- wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
- wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego - termin złożenia, wzór
- wniosek o urlop rodzicielski - termin złożenia, wzór
- wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego - wzór
- oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
- wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
- wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego
- wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór

• urlop wychowawczy (termin złożenia wniosku)

- wzór wniosku o udzielenie
- wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego
- wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego
- równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia

• umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy
• dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się - kluczowe zapisy
• orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
• zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej (zmiana w 2023 r.)
• elastyczna organizacja pracy i przejrzyste warunki zatrudnienia na wzorach wniosków

5. Część C: dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy

• dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty

- rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór
- rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
- rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory
- informacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu

• świadectwo pracy – omówienie nowego wzoru świadectwa

- termin wydania świadectwa pracy
- sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy
- treść świadectwa pracy

• tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy
• prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy
• prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę
• prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy
• informacja dt. wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego
• zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą)
• czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent)
• informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek (o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania

- sprostowanie świadectwa pracy r.
- zmiana treści świadectwa pracy:
- kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy
- zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu

• umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
• orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku

6. Część D: dokumenty związane z nałożeniem kary porządkowej
7. Część E – nowa część zawierająca dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu

Moduł II: Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Moduł III: Pozostała dokumentacja pracownicza

1. Regulamin pracy zdalnej
2. Kontrola trzeźwości (zapisy do regulaminu pracy bądź obwieszczenia)
3. Dokumentacja płacowa: nowy wzór PIT-2

MODUŁ IV: Ochrona danych osobowych pracowników według RODO: pracodawca jako administrator danych

• wzór upoważnienia do przetwarzania danych oraz klauzuli informacyjnej dla kandydata i pracownika zgodny z RODO (czy przechowywać w teczce akt osobowych?).
• dokumentacja monitoringu w zakładzie pracy w teczce akt osobowych – wzory dokumentów.

Pytania uczestników – kurs ma charakter praktyczny, czas na pytania przewidziany w trakcie całego czasu kursu.