Przepisy podatkowe są skomplikowane, często się zmieniają, a nadążenie za nimi bywa dla przedsiębiorców dużym wyzwaniem. Dlatego rozliczenia lepiej jest powierzyć biuru rachunkowemu i nie próbować robić tego samemu. Klient biura rachunkowego może mieć wątpliwości, w zakresie rozliczania podatków i procedur z tym związanych. To naturalny stan rzeczy wobec zmian w przepisach. Wątpliwości mogą jednak prowadzić do nieporozumień, ale w partnerskiej relacji z biurem rachunkowym wszystko można wyjaśnić i należy to zawsze robić jak najszybciej.

Jedną z głównych przyczyn potencjalnych nieporozumień na linii klient-biuro jest brak klarowności w komunikacji i niezrozumienie charakteru pracy księgowego ze strony klienta. Jeśli jednak obie strony w relacji podejmą spokojnie dialog, wszelkie rozbieżności można wyjaśnić. Jeżeli przedsiębiorca otwarcie zakomunikuje swoje obawy, najczęściej okazuje się, że dany problem jest rozwiązywalny. Warto zadawać pytania, nawet gdy początkowo obawiamy się, że księgowy lub księgowa uzna je za banalne. Jeśli zależy jej lub jemu na kliencie, na pewno odpowie z całą cierpliwością.

Szczegółowo wyjaśnia to Beata Szlachetka w video, które rozpoczyna nowy cykl pt. „Jak efektywnie współpracować z biurem rachunkowym?” – link do filmu na końcu artykułu.

Nie ma relacji bez komunikacji

Wątpliwości, kiedy tylko się pojawią, należy wyjaśniać. Problemy nierozwiązane narastają i się kumulują, a wraz z upływem czasu stają się coraz trudniejsze do omówienia.

Spory mogą prowadzić do ciągłego sprawdzania pracy biura rachunkowego, prób wyliczania podatków na własną rękę i porównywanie ich z pracą księgowego. A jaki sens jest w opłacaniu i korzystaniu z usług biura rachunkowego, któremu nie ufamy?

 Pełne zaufanie możemy mieć natomiast tylko w przypadku biura rachunkowego posiadającego zewnętrzne, niezależne potwierdzenie kompetencji. Najlepiej jest więc wybrać się do biura posiadającego certyfikaty wydane przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce.

 Podkreślić tu należy, że jeżeli księgowy w sposób regularny aktualizuje swoją wiedzę, a to dodatkowo legitymuje się certyfikatami wystawionymi przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, można mieć pewność, że księgi rachunkowe lub książka przychodów i rozchodów są prowadzone rzetelnie, a podatki naliczone prawidłowo. Tym samym, powierzając swoją księgowość i podatki biuru rachunkowemu przedsiębiorca będzie mieć więcej czasu na prowadzenie firmy, a jednocześnie będzie spokojniej myśleć o obowiązkach względem urzędu skarbowego.

 Jak wyjaśniać potencjalne wątpliwości?

 Jeśli wątpliwości już się pojawią, najlepiej wyjaśniać je dwutorowo – telefonicznie i mailowo. Warto już na samym początku współpracy z biurem rachunkowym ustalić, by rozmowy telefoniczne miały punkt odniesienia w mailu, gdzie zakreślimy przedmiot wątpliwości. Mimo iż zazwyczaj sam formalny e-mail może stanowić wyjaśnienie, do pełnego jego zrozumienia przyda się dodatkowa rozmowa telefoniczna, która daje dodatkowe możliwości wyrażenia swojego przyjaznego nastawienia mimo zauważonych problemów. Nie należy zapominać, że w mailach nie słychać tonu i natężenia głosu, a one też przekazują wiele informacji ważnych w kontekście współpracy.

 Komunikacja mailowa chroni i klienta, i biuro rachunkowe, bowiem stanowi ślad próby rozwiązania danego problemu. Rozmowa telefoniczna natomiast pozwala na szybką wymianę informacji – zadanie wielu pytań i udzielenie na nie odpowiedzi w dużo krótszym czasie niż gdybyśmy to robili za pośrednictwem maila.  Tym samym znacząco skraca się ścieżkę jaką trzeba przemierzyć do rozwiązania problemu.

Obustronna chęć dialogu

Oczywiście przedsiębiorca ma prawo do tego, by incydentalnie mieć pytania dotyczące pracy biura rachunkowego.

 We wszystkich scenariuszach rozwiązania problemu fundamentem jest dwutorowa komunikacja między klientem a dostawcą usług księgowych, w którą obie strony dialogu angażują się na takim samym poziomie. Na szczęście wśród klientów biur rachunkowych cały czas wzrasta świadomość potrzeby ustanowienia klarownej komunikacji ze wszystkimi dostawcami i to zjawisko  jest odbierane przez środowisko księgowych pozytywnie.

Fundamenty zdrowych relacji

 Aby zbudować dom, który nie zawali się po miesiącu, poza solidnymi fundamentami niezbędne jest również trwałe spoiwo. W przypadku współpracy na polu profesjonalnych usług dla biznesu, jest to oczywiście zaufanie. Jednocześnie należy mieć świadomość, że relacja z księgową lub księgowym i całym biurem rachunkowym powinna przebiegać na partnerskich zasadach, a samo biuro rachunkowe będzie oczekiwać, że klient będzie podchodził do wspólnych wysiłków jak do każdego innego projektu w ramach relacji z dostawcami z rynku B2B.

Pozostałe aktualności

Ziębicka 18
60-164 Poznań

tel. 61 863 04 80

szkolenia@skwp.poznan.pl
sekretariat@skwp.poznan.pl

PKO BP SA I O/M 42 1020 4027 0000 1102 0031 0219