Plaga fałszywych zwolnień lekarskich to w Polsce rzeczywistość, z którą mierzy się wielu pracodawców. Pracodawcy mają jednak narzędzia, by się przed tym bronić, choć wymaga to przemyślanych działań. Ważne jest, aby wprowadzając te działania, nie zaszkodzić relacjom z pracownikami ani wizerunkowi firmy jako pracodawcy. Pamiętajmy, że nie każdy pracownik na zwolnieniu to oszust, a sposób, w jaki reagujemy, może mieć długofalowy wpływ na nasz employer branding.

Z najnowszych danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wynika, że w II kw. 2024 r. dokonano 123,6 tys. kontroli zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy. To więcej niż w analogicznym okresie ubiegłego roku (w II kw. 2023 r. przeprowadzono 105,6 tys. kontroli). ZUS wykrywa też coraz skuteczniej -  w II kw. 2024 r. wydano bowiem więcej (o blisko 41 proc.) decyzji wstrzymujących dalszą wypłatę zasiłków chorobowych (8,9 tys.) w porównaniu z II kw. 2023 r. (6,3 tys.).

W wykazie prac Rady Ministrów pojawiły się nowe założenia do projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (numer projektu UD114). Projekt ten przewiduje m.in. zmiany dotyczące wypłaty zasiłku chorobowego oraz kontrolowania przez ZUS wystawianych zwolnień lekarskich.

Celem tych zmian jest uporządkowanie działań ZUS w zakresie:

·         kontroli prawidłowości orzeczeń o czasowej niezdolności do pracy,

·         wydawania zaświadczeń lekarskich,

·         sposobu, w jaki ubezpieczeni korzystają ze zwolnień.

Zmiany te wpisują się w planowaną reformę ubezpieczenia chorobowego, która zakłada wypłatę zasiłku chorobowego przez ZUS od pierwszego dnia niezdolności do pracy z powodu choroby oraz podniesienie tego świadczenia nawet do 100% podstawy zasiłkowej. Taka inicjatywa wydaje się korzystna zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Niemniej jednak już na wstępie pojawia się istotny problem, na który zwracam uwagę w tym artykule - nadużywanie zwolnień lekarskich.

Pracodawca ma prawo, a wręcz obowiązek, reagować na przypadki niewłaściwego wykorzystywania zwolnień lekarskich.

Ignorowanie takich sytuacji nie tylko naraża firmę na straty finansowe, ale może także negatywnie wpłynąć na morale wśród pozostałych pracowników. Gdy uczciwi pracownicy widzą, że ich współpracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem, może to prowadzić do poczucia niesprawiedliwości i demotywacji. Taka atmosfera w zespole może obniżyć wydajność pracy i zniechęcić innych pracowników do rzetelnego wywiązywania się ze swoich obowiązków.

Niezareagowanie na symulowanie choroby przez pracownika może również budować przekonanie, że takie działania są akceptowane lub tolerowane przez firmę, co z czasem może prowadzić do zwiększenia liczby nadużyć. W skrajnych przypadkach, brak reakcji ze strony pracodawcy może nawet skłonić innych pracowników do podobnych działań, co pogłębi problem i wpłynie na obniżenie ogólnej etyki pracy w organizacji.

Pracodawca w akcji: Jakie istnieją sposoby na sprawdzenie, czy zwolnienie lekarskie jest wykorzystywane zgodnie z jego przeznaczeniem?

·         kontrola przez ZUS – kontrolę w jego imieniu wykonują lekarze orzecznicy;

·         kontrola przez pracodawcę, jeśli wypłaca wynagrodzenie za czas choroby na podstawie art. 92 kp;

·         kontrola przez pracodawcę, jeśli zgłasza on do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 pracowników wg stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku - dotyczy zwolnień lekarskich od pracy, za które pracodawca wypłaca swoim pracownikom zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne.

Jeśli pracodawca zatrudnia do 20 pracowników wg stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku i ma wątpliwość dotyczącą prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego pracownika, może zwrócić się do oddziału ZUS-u, który wypłaca świadczenia jego pracownikom, z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli (druk OL-2 - Wniosek pracodawcy o kontrolę zaświadczenia lekarskiego).

Co ważne - kontrola może być dokonana bez względu na wskazania lekarskie, tj. zarówno, gdy na zwolnieniu jest adnotacja „chory powinien leżeć" (symbol 1), jak i w przypadku adnotacji „chory może chodzić"(symbol 2).

Jakim kluczem kierować się przy wybieraniu pracowników do kontroli? Odpowiedź jest prosta – wyczucie detektywa i odrobina zdrowego rozsądku. Podejrzenia pracodawcy mogą wzbudzić np.:

·         częste i krótkotrwałe zwolnienia lekarskie,

·         kolejne zwolnienia lekarskie od różnych lekarzy,

·         kiedy pracownik korzysta z kolejnych okresów zasiłkowych,

·         kiedy pracownik był już pozbawiony prawa do wynagrodzenia lub zasiłku za okres niezdolności do pracy z powodu choroby w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich od pracy,

·         kiedy pracownik wnioskuje naprzemiennie i z dużą częstotliwością o zasiłek chorobowy i zasiłek opiekuńczy,

·         kiedy po wystawieniu przez lekarza orzecznika ZLA/K pracownik otrzymuje kolejne zwolnienie lekarskie,

·         jeśli zachodzi podejrzenie, że w czasie zwolnienia od pracy pracownik wykonuje pracę zarobkową lub wykorzystują zwolnienie lekarskie od pracy niezgodnie z jego przeznaczeniem,

·         czasami pracodawcy otrzymują informacje od innych pracowników lub osób trzecich o tym, że pracownik na zwolnieniu wykonuje czynności sprzeczne z jego przeznaczeniem.

„Puk-puk, tu kontrola”

Pracodawca, który jest uprawniony do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, ma prawo samodzielnie dokonywać kontroli. Może również zlecić tę kontrolę innemu pracownikowi, na przykład z działu kadr. Ze względu na wrażliwy charakter tej czynności, powinna to być osoba dobrze zaznajomiona z przepisami dotyczącymi kontroli zwolnień lekarskich oraz ochrony danych osobowych.. Pracodawca ma także możliwość zlecenia takiej kontroli firmie zewnętrznej.

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich ma na celu sprawdzenie, czy pracownik w okresie orzeczonej niezdolności do pracy nie podejmuje pracy zarobkowej oraz czy nie korzysta ze zwolnienia w sposób sprzeczny z jego przeznaczeniem.

W przypadku zwolnień lekarskich związanych z koniecznością osobistej opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, kontrola obejmuje również weryfikację, czy pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej oraz czy nie nadużywa zwolnienia. Dodatkowo sprawdza się, czy w gospodarstwie domowym są inne osoby, które mogą zapewnić opiekę choremu lub dziecku (z wyjątkiem opieki nad chorym dzieckiem do 2. roku życia).

Osobie udającej się na kontrolę pracodawca powinien wystawić imienne upoważnienie według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia z dnia 27 lipca 1999 r w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Upoważnienie jest ważne łącznie z dokumentem tożsamości, którego numery powinny być podane w upoważnieniu .

Co zrobić, gdy podczas kontroli pracownik nie był obecny w domu?

Jeśli kontrola była przeprowadzona w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego i osoby kontrolujące nie zastały ubezpieczonego, kontrolę należy w miarę możliwości przeprowadzić ponownie. Dodatkowo trzeba wezwać pracownika do wyjaśnienia przyczyny tej nieobecności. Nieobecność w miejscu zamieszkania lub pobytu w czasie przeprowadzania kontroli nie musi oznaczać niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy. Jeżeli pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności, np. wizyta u lekarza, w aptece, odbywanie rehabilitacji itp., nie można uznać, że zwolnienie lekarskie było wykorzystywane w nieprawidłowy sposób.

W sytuacji, gdy pracownik nie udzieli wyjaśnień lub odmówi ich podania, uznaje się to jako niewłaściwe korzystanie ze zwolnienia lekarskiego.

A co jeśli pracownik zmienia miejsca pobytu w trakcie zwolnienia lekarskiego?

Adres, pod którym pracownik będzie przebywał podczas zwolnienia lekarskiego, jest podany w zwolnieniu lekarskim. Pracownik ma obowiązek poinformować lekarza wystawiającego zwolnienie o swoim miejscu pobytu, jeśli jest ono inne niż adres zamieszkania. Ponadto, pracownik musi zgłosić każdą zmianę miejsca pobytu w okresie niezdolności do pracy pracodawcy oraz ZUS, i to w ciągu 3 dni od dokonania zmiany.

Jakie czynności pracownik może wykonywać w czasie zwolnienia lekarskiego?

Osoba niezdolna do pracy z powodu choroby, niezależnie od tego, czy na zwolnieniu lekarskim jest zaznaczone, że "chory powinien leżeć" lub "chory może chodzić", powinna unikać działań sprzecznych z celem zwolnienia, zwłaszcza takich, które mogą wydłużyć okres niezdolności do pracy. Czas zwolnienia należy poświęcić na rekonwalescencję i powrót do zdrowia. Mimo to, pracownik może wykonywać codzienne czynności, które nie kolidują z jego stanem zdrowia, takie jak wizyta w aptece, zrobienie podstawowych zakupów, badania czy wizyty u lekarza. Takie aktywności nie stanowią podstawy do utraty prawa do zasiłku chorobowego.

Adnotacja na zwolnieniu lekarskim "chory może chodzić" (oznaczenie kodem "2") wskazuje, że osoba przebywająca na zwolnieniu lekarskim nie jest zobowiązana do pozostawania w łóżku i może poruszać się poza domem. Oznacza to, że pacjent może wykonywać codzienne czynności, takie jak chodzenie do apteki, sklepu, czy na krótkie spacery, o ile nie wpłynie to negatywnie na jego stan zdrowia.

Warto jednak pamiętać, że pomimo takiej adnotacji, pracownik powinien unikać wszelkich działań, które mogą opóźnić jego powrót do zdrowia lub zostać uznane za niewłaściwe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego, takich jak praca zarobkowa.

Wątpliwości pracodawcy, czy pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie zgodnie z jego celem oraz czy w związku z tym ma prawo do zasiłku, rozstrzyga oddział ZUS na wniosek pracodawcy. Jeżeli jest taka potrzeba, oddział ZUS zasięga opinii lekarza orzecznika ZUS.

Dokument stwierdzający nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy

Jeżeli zostanie stwierdzone, że ubezpieczony wykorzystuje zwolnienie lekarskie od pracy niezgodnie z jego celem lub wykonuje w jego trakcie pracę zarobkową, sporządza się protokół kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia z dnia 27 lipca 1999 r.

W protokole z kontroli szczegółowo opisuje się na czym polegało nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego przez pracownika lub okoliczności, w których wykonywał on pracę zarobkową podczas zwolnienia. Dokument ten jest podpisywany przez osoby przeprowadzające kontrolę i przedłożony ubezpieczonemu w celu wniesienia przez niego uwag. Pracownik potwierdza zapoznanie się z ustaleniami protokołu swoim podpisem. W sytuacji, gdy odmówi podpisania dokumentu, konieczne jest zamieszczenie odpowiedniej adnotacji. Ustalenia kontroli zawarte w protokole kontroli, są podstawą do niewypłacenia pracownikowi zasiłku.

Jakie są konsekwencje nieprawidłowego wykorzystania zwolnienia lekarskiego?

Pracownik, który w czasie niezdolności do pracy orzeczonej zwolnieniem lekarskim wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje to zwolnienie niezgodnie z jego celem, traci prawo do:

Poza ewentualną utratą świadczeń pracodawca może również nałożyć na pracownika karę porządkową, np. karę nagany. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z dnia 16 listopada 2000 r., I PKN 44/09 (OSNP z 2002 r. nr 10, poz. 239) jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy jest określony w art. 211 pkt 5 k.p. obowiązek stosowania się do wskazań lekarskich. Obowiązku tego nie można ograniczyć do sytuacji, gdy pracownik świadczy pracę lecz należy go odnosić także do zachowań mających na celu utrzymanie przez pracownika zdolności do pracy oraz zachowań ukierunkowanych na jej odzyskanie.

Dlatego pracodawca powinien nie tylko monitorować, ale także podejmować zdecydowane kroki wobec osób, które nadużywają zwolnień lekarskich. Takie działania nie tylko zabezpieczą interesy firmy, ale również pokażą pozostałym pracownikom, że pracodawca dba o sprawiedliwe i uczciwe traktowanie wszystkich członków zespołu.

Ostatecznie, skuteczna reakcja na nieprawidłowości w wykorzystywaniu zwolnień lekarskich ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zdrowej atmosfery w pracy oraz dla zapewnienia, że wszyscy pracownicy traktują swoje obowiązki z należytą odpowiedzialnością. To z kolei przekłada się na lepsze wyniki firmy oraz większe zaangażowanie pracowników, którzy widzą, że ich uczciwość i rzetelność są doceniane i chronione.

Autorka artykułu: Anna Ciecierska - manager HR, wieloletni wykładowca w Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Oddział Wielkopolski w Poznaniu.. Specjalistka w zakresie kadr i płac z wieloletnim doświadczeniem zawodowym.