ORGANIZACJA
godzina: od 09:00 do 15:30
W ramach szkolenia zapewniamy:
• materiały szkoleniowe w formie elektronicznej (plik pdf) – przesłane przed rozpoczęciem szkolenia,
• zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu.
- Szkolenie odbędzie się za pośrednictwem Internetu przy użyciu platformy do zdalnego prowadzenia zajęć ClickMeeting.
- Wymagania techniczne: komputer lub urządzenie mobilne ( telefon, tablet ) z głośnikiem oraz dostęp do Internetu. Dla zapewnienia bezproblemowego przebiegu szkolenia, zalecamy korzystać z najaktualniejszych wersji przeglądarki Chrome, Safari, Firefox, Opera lub Edge.
- Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest dokonanie zgłoszenia i opłata min. 5 dni przed jego rozpoczęciem.
- Opłatę za szkolenia prosimy uiścić przelewem na konto: PKO BP S.A. O/Leszno 66 1020 3088 0000 8402 0038 8678
CEL SZKOLENIA
Celem szkolenia jest dostarczenie uczestnikom wiedzy i umiejętności w zakresie poprawnego prowadzenia akt osobowych, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Warsztat uwzględnia komplet zaktualizowanych po zmianach w 2023 r. wzorów dokumentów.
ADRESACI SZKOLENIA
Szkolenie skierowane jest do pracowników działu kadr i płac, specjalistów HR, pracowników działów administracyjno-prawnych, księgowych, kadry zarządzającej oraz osób zainteresowanych usystematyzowaniem wiedzy z zakresu dokumentacji pracowniczej.
WYKŁADOWCA
Anna Stokłosa - LL.M. (Waszyngton) - radca prawny. Specjalista prawa pracy, kadr oraz ochrony danych osobowych. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Referent międzynarodowych konferencji naukowych. Właściciel kancelarii specjalizującej się w zagadnieniach związanych z prawem pracy. Posiada bogate doświadczenie praktyczne, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia.
PROGRAM
Moduł 1: Akta osobowe (komplet wzorów dokumentów w wersji edytowalnej)
- Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej
- a) jakie dokumenty w części A, B, C, D, E
- numeracja i opis stron
- elektronizacja – krok po kroku
- okres przechowywania dokumentacji
- kazusy i przykłady
- wzór informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
- Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej
- dokumentacja pracownicza: jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą; postać papierowa i postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej; nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia akt osobowych; części akt osobowych
- przechowywanie dokumentacji pracowniczej: przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika
- archiwizacja: jakie dokumenty podlegają archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza podlega 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania wynosi 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym
- niszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb
- obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór
- zasady prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej – wymogi, przekształcenie dokumentacji sporządzonej w postaci papierowej w dokumentację w postaci elektronicznej, obowiązkowa informacja dla pracownika o prowadzeniu dokumentacji w postaci elektronicznej, wzór informacji
- tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny
- warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji
- odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej
Część A: Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników
- kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika
- orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem:
- badań dt prowadzenia samochodu w celach służbowych - zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia
oryginał, kopia, wzór skierowania na badania profilaktyczne
- dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę)
- postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza Polską / zatrudnienie w państwie macierzystym cudzoziemca
- czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
- testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym
- kopia dowodu osobistego w aktach osobowych
- czy można zapytać kandydatkę do pracy o fakt ciąży w przypadku zatrudnienia na stanowisko pracy, gdzie praca kobiety w ciąży jest wzbroniona?
Część B: dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
- kwestionariusz osobowy pracownika
- umowa o pracę (szczegółowe omówienie), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy)
- nowa treść umowy o pracę po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
- dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia - wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, nowy wzór informacji po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
- oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór zaktualizowaniu po zmianie KP w 2023 r.
- pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym - wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania - wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą)
- dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich z uwzględnieniem zmian po wdrożeniu dyrektywy 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów
- wniosek o urlop macierzyński – termin złożenia, wzór
- wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego - termin, wzór
- wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
- wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego - termin złożenia, wzór
- wniosek o urlop rodzicielski - termin złożenia, wzór
- wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego – wzór
- oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
- wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
- wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego
- wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór
- urlop wychowawczy (termin złożenia wniosku)
- wzór wniosku o udzielenie
- wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego
- wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego
- równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia
- umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy
- dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się - kluczowe zapisy
- orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
- zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej (zmiana w 2023 r.)
- elastyczna organizacja pracy i przejrzyste warunki zatrudnienia na wzorach wniosków
Część C: dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy
- dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty
- rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór
- rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
- rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory
- informacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu
- świadectwo pracy – omówienie nowego wzoru świadectwa
- termin wydania świadectwa pracy
- sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy
- treść świadectwa pracy
- tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy
- prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy
- prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę
- prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy
- informacja dt. wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego
- zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą)
- czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent)
- informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek (o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania
- sprostowanie świadectwa pracy r.
- zmiana treści świadectwa pracy
- kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy
- zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu
- umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
- orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku
Część D: dokumenty związane z nałożeniem kary porządkowej
Część E – nowa część zawierająca dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu
Moduł II: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Moduł III: pozostała dokumentacja pracownicza
- Regulamin pracy zdalnej
- Kontrola trzeźwości (zapisy do regulaminu pracy bądź obwieszczenia)
- Dokumentacja płacowa: nowy wzór PIT-2
MODUŁ IV: Ochrona danych osobowych pracowników według RODO: pracodawca jako administrator danych
- wzór upoważnienia do przetwarzania danych oraz klauzuli informacyjnej dla kandydata i pracownika zgodny z RODO (czy przechowywać w teczce akt osobowych?)
- dokumentacja monitoringu w zakładzie pracy w teczce akt osobowych – wzory dokumentów
